Guide · Upphandling
Byta ekonomisk förvaltare — checklista och tidplan
Ett förvaltarbyte är inte svårt, men det är oförlåtande mot dålig planering. Missad uppsägningstid eller en slarvig överlämning kostar föreningen både pengar och ett halvår av irritation. Här är ordningen vi använder i skarpa uppdrag.
Tidplan steg för steg
Räkna baklänges från det datum ni vill att den nya förvaltaren ska vara igång. Ett normalt byte tar sex till nio månader från första beslut till fullt överlämnat.
Läs avtalet
Ta fram uppsägningstid, bindningstid och eventuell automatisk förlängning. Nio av tio förvaltningsavtal har tre till nio månaders uppsägning och förlängs automatiskt ett år i taget om ingen säger upp i tid. Notera exakt sista uppsägningsdatum i styrelsens kalender.
Definiera behovet
Antal lägenheter, lokaler, garageplatser, lån, fakturavolym och vilken rapportering styrelsen faktiskt vill ha. Det här underlaget är hela upphandlingen — utan det får ni offerter som inte går att jämföra.
Hämta in anbud
Skicka samma underlag till fyra till sex förvaltare och sätt ett gemensamt sista svarsdatum. Begär totalkostnad per år, inte månadsavgift, och en tydlig lista på vad som är tillägg.
Jämför och intervjua
Träffa de två eller tre bästa. Fråga vem som blir er ekonom, hur snabbt styrelsen får svar och hur en överlämning brukar gå till hos dem. Referens från en förening i samma storlek säger mer än en broschyr.
Säg upp — skriftligt
Säg upp det gamla avtalet skriftligt och begär skriftlig bekräftelse. Teckna det nya avtalet först när uppsägningen är bekräftad, så att ni aldrig står utan förvaltare.
Planera överlämningen
Bokföring, verifikationer, lägenhetsregister, avtalsregister, låneunderlag, autogiromedgivanden och behörigheter i banken. Sätt ett datum då den nya förvaltaren tar över aviseringen — helst vid ett kvartalsskifte.
Följ upp i tre månader
Stäm av att avierna gått ut rätt, att leverantörsfakturor betalas i tid och att första månadsrapporten stämmer mot budget. Fel som fångas här kostar ingenting; fel som upptäcks vid bokslutet kostar tid och pengar.
Fem fallgropar att undvika
Att byta mitt i räkenskapsåret
Ett byte mitt i året innebär att två parter delar på bokslutet, och båda tar betalt. Lägg om möjligt bytet vid årsskiftet eller direkt efter avslutat bokslut.
Att glömma bindningstiden
Missad uppsägning innebär ofta ett helt år till på gamla villkor. Sätt en påminnelse minst tolv månader före förlängningsdatum.
Att inte specificera överlämningen i avtalet
Skriv in i det nya avtalet att förvaltaren ansvarar för att hämta in och kvalitetssäkra material från den tidigare parten. Annars hamnar arbetet hos styrelsen.
Att bara jämföra grundavgiften
Tilläggstjänster — extra styrelsemöten, projektredovisning, kravhantering — kan vara en tredjedel av totalkostnaden. Jämför årskostnad, inte månadspris.
Att inte informera medlemmarna
Nya bankgironummer och nya avier utan förvarning ger ett stort antal frågor och missade betalningar. Skicka information två gånger: en månad före och en vecka före.
Detta ska följa med i överlämningen
- Fullständig bokföring och verifikationer för innevarande och föregående år
- Senaste årsredovisning och revisionsberättelse
- Aktuell budget och likviditetsprognos
- Lägenhetsförteckning med andelstal och pantsättningar
- Avtalsregister med samtliga leverantörsavtal
- Låneunderlag: långivare, belopp, ränta, bindningstid, amortering
- Autogiromedgivanden och aviseringsunderlag
- Behörigheter i bank och till fastighetssystem
- Underhållsplan i digital form
- Pågående ärenden: krav, tvister, försäkringsskador
Vi driver bytet åt styrelsen
Vi tar fram underlaget, hämtar in jämförbara offerter, granskar avtalen och håller ihop överlämningen. Eftersom vi inte säljer förvaltning har vi ingen favorit bland anbudsgivarna.